文/劉孟奇(中山大學政治經濟學系副教授)


會作文,不會報告?

根據我的觀察,不少大學生所以在表達溝通上缺乏組織與條理,一個非常重要的原因是他們
對於職場上表達與溝通—不管是口頭還是書面—所要求的「結構化格式」缺乏瞭解與訓練。
台灣有許多大學生,在進入大學之前(甚至直到大學畢業之前),雖然有不少「作文」的練
習,但是卻很少有寫「報告」的經驗,也因此對於「報告的基本格式要求」相當陌生,而這
些結構化的格式要求,卻正是職場表達溝通的基礎。
「作文」與「報告」有什麼不同?我們來看一個例子:今年大學指考的國文作文題目是「想
飛」,而同一年學測的題目則是「雨季的故事」。在題意上,這些題目強調的都是表達個人
感想、抒發內在情感、描述個人成長經驗,如果提及外在世界的話,也是著重世界跟自我的
關係。閱卷老師的給分重點包括「切題」、「自身經驗出發」、「文句流暢」;而在結構
上,給分的重點則是「掌握起承轉合」。

根據報導,一篇獲得閱卷老師肯定,得到A高分的「四平八穩」作文是這樣的:「考生寫自己
從小就羨慕鳥自由飛翔、無拘無束;長大後,瞭解人類和鳥的骨骼構造不同,所以鳥可以飛,
人不能飛,但仍沒有放棄想飛的念頭;當寧靜的夜晚來臨,他幻想自己自在飛翔,獲得心靈上
滿足;當黎明現實環境出現,仍不放棄想飛的夢想。」

如果一個年輕人長久習慣於這樣的作文方法與思考模式,而沒有受過多少關於「如何報告」的
訓練,那麼,假設當他進入職場以後,被要求分析市場情況時,他可能會做出什麼樣的報告?

根據我看過學生報告的經驗,一個非常可能出現的情形是:報告者會先說他原來對市場情況有
怎樣的看法;然後因為他看到或聽到什麼事情,讓他開始改變看法;但是因為有好幾種情況或
說法出現,讓他跟著覺得有好幾種可能性;最後報告者可能還是不做出確切的結論,而是把問
題丟出來,希望聽眾或讀者自己判斷。

另一個很可能出現的情況是:報告者也順便談一下自己在整個過程中的「心路歷程」,分享他
的「心情小故事」,例如他在想要瞭解市場情況時遇到什麼困難,如何解決,而這中間又帶給
他什麼啟發等等。

這樣的報告方法當然跟職場有求的「有組織、有條理」的報告有相當差距。但是如果有一個大
學畢業生因為做出類似的報告,而被上司責備「報告格式不合基本要求」時,他很可能覺得惶
然不知所措—因為在他的經驗中,他一直以為這種「國文作文」式的寫作方法就是標準的正式
表達格式。


偏重「故事」與「比喻」的作文修辭訓練

問題出在哪裡?我的看法是,問題的很大一部份是出在我們的「國文考試用作文」其實是一種
相當偏重「故事」與「比喻」兩種修辭元素的表達模式。

簡單的說,根據學者的歸納,在我們的表達溝通中,有四種主要的修辭元素,分別是「事實」、
「邏輯」、「故事」、「比喻」。像是「想飛」或「雨季的故事」這樣的作文題目,在題意中就
強調要多使用「故事」與「比喻」,而「事實」與「邏輯」的重要性則會被相對降低許多。

更重要的是,在國文考試作文評分中強調的「起承轉合」格式,其實是一種由「故事性」主導的
表達模式。一個最基本的故事結構就是「起始狀況(起、承)→事件發生(轉)→狀況改變
(合)」,例如「很久很久以前,有一個灰姑娘,她的生活很不幸(起、承)→灰姑娘參加舞
會,遇到王子(轉)→灰姑娘從此遇到幸福快樂的日子(合)」。

回頭看看我們上面假設的「市場分析報告」的例子。在這個虛擬的例子裡,報告者正是遵循「起
承轉合」的說故事結構,並強調「從自身經驗」出發。除此以外,如同我們在上面那一篇得A高分
的學測作文中看到的,國文作文也喜歡強調結尾的「餘音裊裊」(「我知道人不能飛,但我仍不
放棄想飛的夢想」),而我們虛擬的報告例子也是如此—報告者列出好幾種可能,但不做出明確
結論,而讓他的上司「回味無窮」—或者感到非常沒力。


改掉你在報告上的壞習慣

因此,在我個人的經驗裡,一旦開始要求學生做「正確的報告」時,往往需要矯正他們因為「只
知作文,不知報告」而養成的許多習慣,而從頭建立一些重要的基本觀念。這些觀念包括:

第一、報告有要清楚的結構,才能節省大家的時間,進行有效率的溝通:在我們虛擬的「市場分
析」例子裡,我們假設報告者對於「起承轉合」的作文結構有基本掌握,但事實上,不少大學畢
業生可能連對於什麼是「結構化的表達」都缺乏認識。職場上的表達溝通,不但要有結構,而且
一般而言,這些結構是相當固定的。為什麼大家要遵循這些固定的結構?原因很簡單,因為這可
以節省大家溝通的時間,增進溝通效率。當你使用大家慣常使用的結構與格式進行溝通時,別人
才能預先知道你接下來要說明的方向,而不必好像在看魔術表演一樣,經常要猜測「到底這傢伙
等一下又要從帽子裡變出什麼兔子出來?」

第二、職場上的專業報告結構跟「起承轉合」的說故事結構不一樣:專業報告重視的是「事實」
與「邏輯」,它的結構重點是讓大家清楚知道「你要回答的問題是什麼」、「你的結論是什麼」
以及「你根據哪些事實與證據,推論出你的結論」。專業報告不只跟「說故事」很不一樣,而且
說真的,除非你是老闆,大家一般也對於你的「個人經驗」、「過程感想」、「心情故事」沒什
麼興趣。

第三、先說明你要回答的問題:絕對不要讓大家一方面聽你的長篇大論,一方面還要猜測「他
到底要回答什麼問題?」

第四、一開始就說明你的結論重點是什麼,而如果有好幾個重點的話,最好明確加以分點:專業
報告結構跟「起承轉合」作文格式最不一樣的地方,就是不把結論放在說明的最後(或者更糟的
是,藏在說明的中間),而是在一開始就清楚表明。這有許多好處。首先,這讓你的聽眾或讀者
能夠用最短的時間抓到你整個報告的重點與價值;其次,這會起到「綱舉目張」的作用,當你把
結論重點先分點說明出來,其實也就在協助你自己組織等一下進行逐點說明的報告結構;最後,
但是非常重要的一點是:這麼做可以強迫你自己先把報告想清楚,而不是「一邊講,一邊想到底
這條路會通往何方」—我看過太多報告者在講了一個故事又一個故事之後完全迷路,最後不知自
己身在何處,更不要說知道如何總結。

第五、要有清楚的結論:你的老闆所以花錢請你,就是要聽到明確的結論與建議,而不是回答你
提出的問題。如果你的結論只是提出好幾種可能性,然後要你的主管來做判斷的話,那你應該付
他薪資。

第六、根據你提出的結論重點,逐點說明這些結論的內容意涵,以及你是根據哪些事實與證據
推論出這些結論:
不要擔心用「第一點」、「第二點」的逐點說明方法看起來很死板,這種方法
可以讓大家很快抓到你的表達組織與條理。而且事實上,除非你已經把你要說明的內容清楚想過
一次,否則你會發現你沒辦法使用這看起來最為素樸簡單的格式。在逐點說明的時候,注意你的
聽眾或讀者主要想知道的包括:「是什麼」(例如,如果你說「這一項產品獲利前景可觀」,那
麼「前景」是多久?「可觀」是多少?)、「為什麼」(例如,如果你說「我們這一項服務需要
改變」,是因為獲利下降?銷售減少?新服務類型的競爭?還是顧客反應?)、以及「會怎樣」
(例如,如果你主張「我們應該改變某種流程」,那麼不改變會有什麼影響?改變會有什麼好處?)。

第七、「故事」與「比喻」有用,但是不能喧賓奪主:在遵守專業報告結構的前提下,適當運用
故事與比喻,可以提高聽眾或讀者的興趣,某種程度也可以加強說服力。但是不應該讓片面、個
案性質的故事取代一般性的事實,或者讓比喻與聯想取代嚴謹的邏輯分析。沒有公司應當根據
「我鄰居的小孩最近開始喜歡某一種產品」或「這一項產品市場的春天已經來了」這樣的說法來
進行決策。


來源:http://blog.roodo.com/lakatos/archives/1923620.html




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